Privacybeleid
Privacybeleid Snoe-zen
Website, webshop, begeleiding en activiteiten
Laatst bijgewerkt: 7 oktober 2026
Snoe-zen beheert de website en webshop en biedt daarnaast onder meer coaching, snoezelsessies, workshops, vormingen, verhuur en verkoop van snoezelmaterialen en andere activiteiten aan. In dit privacybeleid lees je welke persoonsgegevens Snoe-zen verwerkt, waarom dit gebeurt, hoe lang gegevens worden bewaard en welke rechten je hebt.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Snoe-zen is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die binnen de eigen dienstverlening worden verwerkt. Contact: Snoe-zen, Leuvensebaan 154, 3220 Holsbeek, België – charlotte@snoe-zen.be.
2. Welke gegevens kunnen we verwerken?
identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres;
facturatie-, betaal- en transactiegegevens;
gegevens over bestellingen, verhuur, afspraken, inschrijvingen en deelname;
communicatie met Snoe-zen;
gegevens die nodig zijn voor coaching of snoezelsessies, zoals de hulpvraag, doelen, relevante observaties en informatie die je zelf deelt;
gegevens van een kind of jongere wanneer een ouder of wettelijke vertegenwoordiger een begeleiding of activiteit aanvraagt;
foto- of videomateriaal wanneer daarvoor, waar nodig, afzonderlijk toestemming is gegeven;
technische websitegegevens, zoals IP-adres, browser-, apparaat- en gebruiksgegevens en cookies.
Bij begeleiding kan informatie worden gedeeld over bijvoorbeeld prikkelverwerking, stress, emoties, ontwikkeling, functioneren of andere persoonlijke omstandigheden. Wanneer zulke informatie bijzondere persoonsgegevens betreft, verwerkt Snoe-zen die alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond én een toepasselijke uitzondering onder de privacywetgeving bestaat. We beperken de gegevens tot wat redelijkerwijs nodig is voor de betreffende dienst.
3. Gegevens van kinderen en jongeren
Snoe-zen verwerkt gegevens van minderjarigen met bijzondere aandacht voor hun rechten. Bij gekende betwisting tussen ouders of twijfel over het ouderlijk gezag wordt nagegaan wie bevoegd is namens het kind op te treden. Voor rechtstreeks aan een kind aangeboden diensten van de informatiemaatschappij die op diens AVG-toestemming steunen, geldt in België een leeftijdsgrens van 13 jaar. Onder 13 jaar is toestemming of machtiging van de drager van de ouderlijke verantwoordelijkheid vereist; Snoe-zen doet redelijke inspanningen om die te verifiëren. Deze regel is geen algemene leeftijdsgrens voor coaching of voor alle gegevensverwerkingen van kinderen.
4. Verwerkingsdoelen en concrete rechtsgronden
Bestellingen, betalingen, levering, verhuur en aanvragen vóór een overeenkomst: uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen op jouw verzoek (artikel 6 lid 1 b AVG).
Afspraken, coaching, snoezelsessies en deelname aan workshops, vormingen en activiteiten: uitvoering van de overeenkomst voor gegevens van de contractspartij (artikel 6 lid 1 b). Voor gewone gegevens van een kind dat geen contractspartij is: gerechtvaardigd belang bij het organiseren en veilig uitvoeren van de aangevraagde begeleiding of activiteit (artikel 6 lid 1 f), met voorafgaande belangenafweging en bijzondere aandacht voor de rechten van het kind.
Bijzondere persoonsgegevens die nodig zijn voor begeleiding of veilige deelname, zoals gezondheidsgegevens: afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming (artikel 6 lid 1 a en artikel 9 lid 2 a). Alleen relevante gegevens worden verwerkt. Een overeenkomst op zichzelf heft het verbod van artikel 9 niet op.
Dienstgerelateerde communicatie over een bestelling, afspraak of inschrijving: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 b). Overige vragen beantwoorden: gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van ontvangen vragen (artikel 6 lid 1 f), tenzij het om precontractuele maatregelen op jouw verzoek gaat.
Facturatie voor uitvoering van de overeenkomst: artikel 6 lid 1 b. Bewaring en verwerking voor fiscale en boekhoudkundige verplichtingen: wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 c), op grond van toepasselijke Belgische fiscale en boekhoudregels.
Beveiliging, noodzakelijke technische werking en fraudepreventie: gerechtvaardigd belang bij een veilige dienstverlening en bescherming van systemen en gegevens (artikel 6 lid 1 f). Niet-noodzakelijke analyse- en marketingcookies: toestemming (artikel 6 lid 1 a), vooraf gevraagd en intrekbaar via de cookie-instellingen.
Klachten, geschillen en rechtsvorderingen: gerechtvaardigd belang bij het behandelen van klachten en het instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen (artikel 6 lid 1 f). Voor daarbij strikt noodzakelijke bijzondere persoonsgegevens geldt, waar toepasselijk, artikel 9 lid 2 f. Verplichte verstrekking aan bevoegde autoriteiten: wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 c).
Promotionele nieuwsbrieven en herkenbare foto- of videopublicaties voor afzonderlijk gekozen doelen: toestemming (artikel 6 lid 1 a). Afmelden of intrekken kan altijd; toestemming is geen voorwaarde voor begeleiding of deelname.
5. Coaching en snoezelsessies
Voor een goede begeleiding kan Snoe-zen informatie verwerken over de hulpvraag, verwachtingen, relevante omstandigheden en het verloop van de begeleiding. Interne notities en verslaggeving worden beperkt tot wat nodig is voor de begeleiding en de professionele opvolging. Gevoelige informatie wordt met extra zorg behandeld.
6. Foto en video
Herkenbare foto’s en video’s worden alleen gemaakt en voor de gekozen communicatie- of promotiedoelen gebruikt met afzonderlijke toestemming. Je kunt die geheel of per doel intrekken via charlotte@snoe-zen.be. Intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van verwerking vóór de intrekking. Toekomstig gebruik stopt daarna; bestaande onlinepublicaties worden waar redelijkerwijs mogelijk verwijderd wanneer toestemming de enige publicatiegrond is. Reeds verspreid drukwerk en zelfstandig door derden gedeelde kopieën zijn niet steeds terug te halen. Verdere verspreiding door Snoe-zen stopt.
7. Met wie delen we gegevens?
Ontvangers zijn, voor zover nodig voor de betrokken dienst: Shopify voor website en webshop; betaalproviders voor betalingen; MyParcel en de vervoerder voor verzending; MailerLite voor nieuwsbrieven; dienstverleners voor e-mail, agenda, cloudopslag, technische ondersteuning en boekhouding. Boekhouder, verzekeraar, juridisch adviseur en bevoegde autoriteiten kunnen noodzakelijke gegevens ontvangen voor hun betreffende taak. Bij gekozen beeldpublicatie zijn de websitebezoekers en gebruikers van de gekozen sociale mediaplatforms ontvangers. Begeleidingsnotities en gezondheidsgegevens worden niet voor marketing gebruikt of aan verzend- en nieuwsbriefdiensten verstrekt. Met verwerkers worden waar vereist verwerkersovereenkomsten gesloten. De rol van een ontvanger als verwerker of zelfstandige verantwoordelijke hangt af van de concrete dienst.
8. Shopify en cookies
De website en webshop worden gehost via Shopify. Shopify verwerkt gegevens die nodig zijn om de website en webshop te laten functioneren, transacties mogelijk te maken en de diensten te beveiligen. De website kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken. Voor cookies waarvoor toestemming nodig is, wordt toestemming gevraagd via de daarvoor voorziene instellingen. Voor de verwerking die Shopify zelf uitvoert, geldt ook het privacybeleid van Shopify.
9. Bewaartermijnen
Snoe-zen bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting, een lopend geschil, een mogelijke rechtsvordering, een verzekering of een andere geldige reden een langere bewaring vereist. Snoe-zen hanteert intern onder meer de volgende richtlijnen:
coaching- en snoezeldossiers: maximaal 5 jaar na afsluiting van de begeleiding;
intakegegevens en toestemmingen die bij een begeleiding horen: maximaal 5 jaar na afsluiting;
gewone gegevens van activiteiten en inschrijvingen: maximaal 2 jaar na de activiteit;
agenda- en afspraakgegevens: maximaal 2 jaar na het einde van het kalenderjaar, tenzij langere bewaring nodig is;
gegevens over een ernstig incident, klacht of geschil: zolang als redelijkerwijs nodig is voor afhandeling en eventuele juridische of verzekeringsdoeleinden;
facturen en boekhoudkundige documenten: zolang als wettelijk verplicht.
Dit zijn bewaarrichtlijnen. Wanneer gegevens eerder niet meer nodig zijn en er geen geldige reden bestaat om ze te bewaren, kunnen ze eerder worden verwijderd.
10. Beveiliging
Snoe-zen neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging of openbaarmaking. Geen enkel systeem kan absolute veiligheid garanderen; daarom wordt gevoelige informatie zo beperkt mogelijk verzameld en gedeeld.
11. Jouw rechten
Je kunt inzage, correctie, wissing, beperking en, waar toepasselijk, overdraagbaarheid vragen. Tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang kun je bezwaar maken; tegen direct marketing kan dit altijd. Toestemming kun je op elk moment intrekken zonder afbreuk aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Mail naar charlotte@snoe-zen.be. Indien nodig vragen we beperkte informatie om je identiteit te verifiëren. We reageren in beginsel binnen één maand; een wettelijk toegestane verlenging wordt binnen die maand toegelicht.
Gegevens die nodig zijn om een overeenkomst uit te voeren of aan een wettelijke verplichting te voldoen, zijn noodzakelijk voor die betreffende dienst of verplichting. Zonder die gegevens kan uitvoering soms niet plaatsvinden. Toestemming voor marketing of beeldgebruik is vrijwillig. Bij intrekking van toestemming voor bijzondere persoonsgegevens bespreken we welke begeleiding mogelijk blijft. Snoe-zen neemt zelf geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor cliënten.
12. Marketing
Promotionele e-mails worden verzonden op basis van toestemming. Afmelden kan via de afmeldlink in elke nieuwsbrief of via charlotte@snoe-zen.be. Administratieve communicatie over een afspraak of bestelling blijft mogelijk op de daarvoor geldende rechtsgrond.
13. Internationale doorgifte
Webshop-, communicatie- of sociale mediadiensten kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Per leverancier wordt nagegaan welke landen en subprocessoren betrokken zijn. Doorgifte gebeurt uitsluitend met een toepasselijke waarborg: een adequaatheidsbesluit (artikel 45 AVG) of passende waarborgen, bijvoorbeeld standaardcontractbepalingen (artikel 46 AVG), zo nodig met aanvullende maatregelen. Een beroep op het EU–US Data Privacy Framework geldt uitsluitend voor ontvangers die voor de betreffende verwerking geldig gecertificeerd zijn. Informatie over de toepasselijke waarborg of een kopie daarvan kan worden gevraagd via charlotte@snoe-zen.be.
14. Klachten
Vragen en klachten kun je richten aan charlotte@snoe-zen.be. Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
15. Wijzigingen
Dit privacybeleid kan worden aangepast wanneer de dienstverlening, werkwijze of toepasselijke regelgeving verandert. De meest recente versie wordt op de website gepubliceerd met de datum van de laatste wijziging.
16. Contact
Snoe-zen
Leuvensebaan 154
3220 Holsbeek, België
charlotte@snoe-zen.be